من هو مدير المكتب الناجح؟

تشهد المملكة العربية السعودية نمواً وتوسعاً في الاستثمارات والشركات، مع استحداث العديد من الهيئات وصناديق الاستثمار. وفي ظل هذا التوسع، توجد منافسة كبيرة بين قياديي تلك المنشآت، بعدما زادت المهام والأهداف والمسؤوليات والأعباء الخاصة بالتنفيذين. ولنجاح أعمالهم، تأتي أهمية ودور السكرتارية ومدراء المكاتب بالتحديد للقيام بدورهم الكبير والجوهري.

لكن من هو مدير المكتب الناجح الذي يجب على التنفيذين أو فرق الاستقطاب اختياره؟

من هو مدير المكتب؟
إنَّه المسؤول عن خلق إدارة احترافية تقدم كافة الأعمال الإدارية والتنفيذية بكل كفاءة واقتدار، محققاً التوازن بين المهنية والإنسانية والدبلوماسية، ليكون موضعاً لثقة الجميع، وصورة مشرقة للمكتب التنفيذي، جامعاً مهنة الرئيس والمرؤوس، فتجده تارة يصدر القرارات وتارة أخرى يتلقاها من التنفيذي ليترجمها ويوظفها بسلاسة لأعضاء الفريق وللإدارات الأخرى.

ما هي صفاته وسماته؟
يتميز بالحلم والذكاء والتنظيم ومرتكزات السكرتارية (التي يعرفها الجميع ولا داعي لذكرها)، ذو تجربة عميقة وثرية، مطلع على كثير من المعارف، متقنناً بمهارات التواصل، دقيقاً، يملك القدرة على بناء الفريق وتوزيع المهام، واثقاً من نفسه، متوضعاً مع الجميع، يملك الجرأة في تنفيذ القرارات، ومصدراً من مصادر الإلهام لأعضاء فريقه.

إقرأ أيضاً: الجيش السابع الذي تخشاه إيران

كل قيادي ناجح تجد خلفه مدير مكتب بارعاً يعمل بكفاءة عالية، محققاً بكفاءته رضا مسؤوله، كون حجم الواجبات الإدارية والتنفيذية الملقاه على عاتق مسؤوله ضخمة، وتحتاج إلى من يضمن سير شؤون المكتب والمهام بسلاسة وتنسيق وسهولة. ومن المفترض من مدير المكتب أن يعرف كل ما يخص شؤون التنفيذي قبل حتى سؤاله، وذلك لتهيئته للنجاح ولرفع كفاءة وإنتاجية الجميع من موظفين ومدراء.

ما هو دور مدير المكتب بالتحديد؟
في الواقع هي كثيرة، ولا يمكن أن تختزل في بضعة سطور، أهمها:

أولاً: هو المسؤول عن وضع ضوابط وأسس الإدارة، وتوجيه العمليات المكتبية والتنسيقية لمنع الازدواجية في العمل، وتحسين الإنتاجية، وتشغيل الخطة الاستراتيجية بالتنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان التوازن للمكتب.

ثانياً: تقديم الدعم الكامل للرئيس، وتنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها مع سرعة الاستجابة وتحمل المسؤولية، وإعداد تقارير تبين نسب الإنجاز للمكتب، ورفعها للتنفيذي، والمتابعة الدورية لأداء الفريق، ورفع كفاءات موظفي القسم وتحفيزهم، والإشراف على التزامهم وتقييمهم السنوي، والمشاركة في توظيف وتدريب الجدد منهم، مع عقد اجتماعات للمتابعة الدورية لتحقيق الأهداف المرجوة.

إقرأ أيضاً: ماذا ينتظر خامنئي؟

ثالثاً: تنظيم جدول مقابلات واتصالات التنفيذي، واستلام الرسائل وعرضها عليه، واتخاذ اللازم في شأنها وفقاً للتوجيهات، واستقبال كبار الزوار، والتقيد بالبروتكول، وإعداد ملف خاص بأنواع الزوار والزيارات.

رابعاً: متابعة الشؤون الإعلامية للتنفيذي، ومتابعة السوشيل ميديا، وما يتعلق بكل ما يخصّ التنفيذي والمنشأة.

خامساً: الإشراف على إحالة الموضوعات للقطاعات المختصة وللمسؤولين المعنيين لاتخاذ اللازم بشأنها ومتابعة تنفيذها، ومن ثم رفع النتائج بشأنها للتنفيذي.

سادساً: الإشراف على استلام التقارير، والدراسات المطلوبة التي تعدها الادارات أو الجهات المعنية من داخل وخارج الجهة أو البلاد وضمان خصوصيتها ومراجعتها وعرضها على التنفيذي.

إقرأ أيضاً: "القوات الوكيلة": أداة النظام الإيراني لترويج الحرب وخلق الأزمات!

سابعاً: تنفيذ جدول أعمال اللجان والاجتماعات، والاطلاع على البروتكول الخاص بها في استقبال التنفيذي، من قبل الجهات الاخرى مع معرفة المدعوين وأماكن الجلوس وغيرها من أمور كثيرة، ومتابعة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عنها.

ثامناً: الإشراف على الشكاوى والاقتراحات الواردة إلى مكتب التنفيذي من قبل الموظفين وسواهم، والرد عليها، والتوجيه بشأنها، مع الأشراف على حفظ كافة الملفات، وفي كثير من الجهات المتقدمة تمتد صلاحيات مدير المكتب ليكون شبه مدير تنفيذي، بل ويكون شبه متحدث رسمي للجهة في حال امتلاكه كفاءة واقتداراً.